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DE CASA ARRUMADA – 10 dicas para a escola começar o ano letivo “com o pé direito”

Quando alguém muito importante vem nos visitar, em geral, pensamos logo em uma dezena de tarefas para deixar a casa realmente acolhedora e agradável. Vamos imaginar que a casa em questão seja, na verdade, a escola. E você, gestor, está envolvido com os preparativos para a chegada dos alunos para o início de mais um ano letivo. Apesar de já ter passado por essa experiência inúmeras vezes e, por isso, achar que está devidamente preparado para oferecer a recepção merecida, sempre é bom checar se algo ficou fora do lugar ou se é possível melhorar alguma medida já tomada.

Para ajudá-lo nessa tarefa, apresentamos aqui dez pontos considerados fundamentais por dois especialistas: Gustavo Matias Dantas, diretor e consultor da Acerplan Natal, empresa de consultoria e assessoria educacional; e Marcelo Freitas, diretor da Corporate Gestão Empresarial, coordenador do movimento Escola Responsável, autor de livros de empreendedorismo para o Ensino Médio e colunista da Gestão Educacional.

1. Planeje as boas-vindas

É importante preparar a escola para receber os alunos. Procure pensar em cada detalhe, desde a entrada até a acomodação na sala de aula, e lembre que o aluno e a família querem ser recebidos em um ambiente acolhedor, organizado e de alto-astral. Outra dica é não se esquecer de que, para os novatos, é o primeiro contato com a escola. Já os veteranos precisam sentir que o retorno deles é realmente motivo para uma grande festa, mas sem bagunça, pois a disciplina também deve ser ressaltada nas boas-vindas.

Nas escolas de Educação Infantil, uma sugestão é programar músicos para tocarem na entrada e, quem sabe, estender também um chamativo tapete vermelho. “Parece brega, mas demonstra a alegria da escola e o respeito pelo seu cliente”, avalia Marcelo.

O trânsito também não pode ser esquecido: organize a chegada e a saída dos alunos para reduzir transtornos. “Trânsito é uma questão de cidadania. Dê o exemplo”, destaca o diretor da Corporate.

2. Fique de olho em inovações

Reveja os procedimentos pedagógicos adotados pelos professores para ter a certeza de que a escola está utilizando métodos estimulantes e adequados à nova realidade, marcada pelos avanços tecnológicos. A ideia, aqui, não é fazer com que o contato entre docente e aluno seja prioritariamente mediado por artefatos “mirabolantes” que, a toda hora, são lançados no mercado, mas ficar atento às mudanças e buscar a criatividade, pois, se a aula não atrai, não há interesse em assisti-la. “Em muitas escolas, a prática do ensino ainda acontece como na época da minha avó. Os alunos entram em sala, e o professor dá aula com o livro aberto, pedindo que cada um leia determinado parágrafo. Quando surge alguma dúvida, o professor levanta da cadeira e vai até o quadro dar uma explicação. É necessário ousar. Temos que lembrar que os nossos alunos estão plugados na internet”, observa Gustavo.

Uma forma de chamar a atenção da classe é procurar relacionar o conteúdo ao cotidiano do aluno para que ele veja que o que está sendo ensinado tem, de fato, aplicações práticas. Isso também pode ser feito fora da sala, com excursões para lugares onde o estudante pode ver o assunto abordado em aula “ganhar vida” em situações do dia a dia. Esses exemplos, salienta o diretor da Acerplan Natal, mostram que um processo de ensino-aprendizagem bem-sucedido não exige que nos tornemos reféns dos modernos aparatos tecnológicos ou tenhamos de gastar em demasia. “Muitas vezes, basta usarmos a criatividade para termos excelentes resultados. Não podemos ficar limitados a pensar que a inovação só está ligada a altos investimentos.”

3. Verifique a satisfação

Para melhorar o relacionamento com pais e alunos, é fundamental que o gestor saiba quais são os anseios desse público. “Cada escola deve criar seus próprios mecanismos para saber se os seus serviços estão sendo percebidos positivamente pelos clientes. Esta é, sem dúvida, uma das chaves para o sucesso”, afirma Gustavo.

Vamos imaginar a seguinte situação: o gestor tem certeza de que o curso de línguas que está oferecendo é excelente. Insiste nisso durante quase todo o ano letivo até ser vencido pelo prejuízo de salas vazias. Aí decide pesquisar a razão do fiasco e descobre que os horários ofertados conflitavam com a rotina dos pais ou mesmo que os familiares preferiam investir em uma atividade física, como aulas de balé e judô. “Se a sua escola não adota nenhum meio de aferição da satisfação, provavelmente gasta mais dinheiro que o necessário em algo que os alunos nem estão percebendo e, muito provavelmente, está deixando de investir recursos e tempo em coisas que eles adoram ou querem”, frisa Gustavo.

4. Antecipe imprevistos

Mesmo em situações inesperadas, pode-se ter uma atitude de antecipação e ganhar muito com isto. Vamos supor que você esteja fazendo uma pequena reunião para um casal de amigos e a filha pequena deles, quando, subitamente, acaba a luz. Apavorada, a menina começa a gritar e só fica quieta quando você, esbaforido após vinte lances de escada, retorna da casa do amigo que mora no térreo e que costuma emprestar velas a cada apagão. Imagine agora os transtornos que a falta de energia pode causar em uma escola. Compre um gerador ou, se não for viável financeiramente, planeje maneiras de tornar a situação menos caótica. O mesmo pode ser feito em relação às chuvas fortes e a problemas no trânsito. “Tenha sempre um plano B e treine exaustivamente seus colaboradores”, aconselha Marcelo.

5. Avalie a mensalidade

Apesar de ser algo importante no planejamento de uma escola, há gestores que desconhecem se a mensalidade cobrada está ou não adequada à sua base de custos. É fundamental fazer algumas perguntas, lembra Gustavo: qual é o custo efetivo do aluno por nível de ensino? E por sala de aula? Qual é o índice de inadimplência que a escola suporta?

Segundo o especialista, se o gestor desconhece as respostas para essas questões, não terá como saber se a mensalidade está em conformidade com os gastos da instituição e, sem isso, vai ter problemas, especialmente em médio e longo prazos, já que o valor da folha de pagamento, de energia, água, telefone e material de limpeza, entre outros itens, sobe ano a ano. “Quando a escola não sabe o impacto desses itens na base de cálculo de suas mensalidades, não sabe o quanto deverá cobrar. O resultado é que muitas instituições aumentam suas mensalidades baseadas na concorrência. Mas isso é uma questão muito perigosa, pois cada uma tem a sua realidade e uma base de custos específicos.”

Já para evitar a inadimplência, a dica é elaborar uma política de cobrança organizada, que tenha prazos e procedimentos determinados. “Cada tipo de atraso deve ser tratado de forma diferenciada”, afirma Gustavo.

6. Garanta a segurança

Qualquer acidente que venha a acontecer na instituição de ensino, ainda que não resulte em mortes ou ferimentos graves, pode deixar “sequelas” na instituição. Imprevistos acontecem, e, por isso, esteja sempre atento aos equipamentos fundamentais em situações de risco, como extintores de incêndio e hidrantes. “Não se esqueça de que eles precisam ficar em locais estratégicos. Nada daquele papo de que têm de ficar no almoxarifado para que os alunos não os danifiquem. Se isso acontece é porque a escola está falhando na educação dos alunos”, alerta Marcelo.

Outra orientação do diretor da Corporate é ter sempre à disposição uma equipe que possa prestar socorro em situações emergenciais. “Treine e faça exercícios simulados para evacuar a escola rapidamente em caso de incêndio ou outra situação parecida. Envolva os alunos nessas simulações para evitar o pânico e a desordem caso algum problema ocorra.”

7. Reflita sobre oportunidades

A mensalidade é a principal fonte de renda da escola, mas, não necessariamente, precisa ser a única. É possível, por exemplo, aproveitar a existência de um turno ocioso para oferecer cursos técnicos, de línguas ou graduação, utilizando a infraestrutura disponível. “Pode-se também recorrer a parcerias com outras empresas educacionais que não sejam concorrentes da escola”, sugere Gustavo. Outra dica, segundo ele, é comandar a cantina por conta própria, sem recorrer à terceirização, medida que também pode trazer uma boa fonte de renda.

8. Fortaleça valores

Em uma época de concorrência acirrada, não dá para descuidar do que é fundamental para a escola: seus valores e suas práticas. Por isso, fique atento às ações que possam consolidá-los. Lembre-se, por exemplo, de que dá para explorar bastante as diversas formas de comunicação, seja um cartaz na portaria, um texto no site da escola, um cartão de boas-vindas ou um recado via celular. Insista nisso com todo o corpo docente, considerando ainda a linguagem escrita e também a não verbal que a escola quer ver no dia a dia. “A semana pedagógica pode ser um bom espaço para que isso seja feito”, sugere Marcelo, que alerta: “Não se esqueça de que estamos na era dos serviços, e não basta fazer bem feito; é preciso ir além. Agregue facilidades e funcionalidades dentro e fora da sala de aula”.

9. Treine os colaboradores

Os gestores se preocupam em capacitar o corpo docente, mas geralmente não dão a mesma atenção a outros colaboradores, como aqueles que fazem o primeiro contato com os pais — embora seja nesse atendimento inicial que a família e o próprio aluno constroem suas impressões sobre a instituição e decidem, na hora, se querem conhecer mais sobre ela para tomar a decisão ou se já viram que nem adianta prosseguir.

“Como a escola é uma prestadora de serviços, todos os que estão envolvidos precisam estar bem informados e motivados. No setor de matrícula, por exemplo, precisamos de pessoas que saibam diferenciar a escola da concorrente”, enfatiza Gustavo, lembrando ainda da importância de outros colaboradores, como os funcionários da cobrança e da limpeza.

Segundo o diretor da Acerplan Natal, o gestor precisa ter em mente que a instituição de ensino é uma “casa de educação”. Portanto, todos os que ali trabalham devem ser considerados educadores por excelência. Só por meio de treinamentos pode-se chegar nesse nível de maturidade e entendimento.

10. Faça um orçamento anual

O gestor também precisa dar atenção à elaboração de um orçamento que contemple todo o ano letivo. Com isso, ele vai saber em quais períodos será preciso um maior ou menor fluxo de caixa, a razão da demanda e de onde vai poder tirar os recursos exigidos. “Com essa medida, a instituição minimiza muitos desconfortos, como o de ter gastos exagerados em eventos ou ter que fazer empréstimos para arcar com as férias e o 13º dos funcionários”, analisa Gustavo.

Da mesma forma, é preciso estar atento à forma tributária da instituição. “Dependendo do faturamento da escola, existem diferentes escolhas. Não é raro encontrarmos grandes distorções entre faturamento e forma tributária. O resultado disso é uma grande quantidade de escolas com uma carga tributária muito superior a sua realidade.”