Edição 49

Matérias Especiais

Seja mestre em (boas) reuniões

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Organização e criatividade podem ajudá-lo a realizar encontros mais produtivos e interessantes

Reunião de início do ano letivo, de montagem da grade curricular, de organização da festa junina, de entrega de notas, de conselho de classe. Ao contrário do que muita gente pensa, a escola não é diferente de qualquer empresa, onde os eventos, as grandes decisões e mesmo os detalhes cotidianos de funcionamento são planejados em conjunto.

Por isso, as reuniões se tornaram parte da rotina de educadores. E, com elas, surge um desafio: evitar que esses encontros se transformem em discussões enfadonhas, animadas por bocejos maldisfarçados e com resultados pouco significativos. “Quando as conversas são pouco produtivas, todos saem com aquela sensação de tempo perdido, consequência de longos minutos — quando não horas — desinteressantes”, analisa Adriana Tavares, consultora pedagógica. Alguns cuidados simples, porém, podem evitar que você desperdice o seu tempo e o dos colegas.

A primeira providência é identificar o motivo do desinteresse.Para Fernando Henrique da Silveira Neto, consultor do Instituto MVC – Estratégia e Humanismo, uma das principais causas dessa apatia é a falta de organização. Nada que um bom planejamento não resolva. Basta estabelecer uma pauta prévia e definir bem os objetivos para aumentar as chances de que a experiência seja produtiva. “Só assim é possível identificar os resultados esperados e elaborar formas de alcançá-los”, explica Silveira.

A maneira como o assunto vai ser apresentado também é muito importante para conquistar o interesse do grupo. Por isso, a dica dos especialistas é deixar de lado o velho esquema “um fala, os outros ouvem” e procurar meios de tornar a conversa mais estimulante. Há uma série de possibilidades: oficinas, recursos audiovisuais, painéis, debates e — por que não? — brincadeiras.

Na Escola Estadual Hilda Teodoro, em Florianópolis, a atuação do Conselho de Segurança melhorou muito depois de uma reunião que, a princípio, ninguém levou a sério. Para incentivar a integração do grupo, a direção criou um quebra-cabeça gigante. Cada membro escolhia uma peça e, nela, representava com desenhos sua contribuição para a segurança no colégio. “Com o mosaico completo, ficou fácil ver a força de todas aquelas pessoas juntas”, explica a diretora, Eliane Maria Fauth.

Chá com bolo

Ok, você já está com tudo bem organizado na cabeça: objetivos,pauta e estrutura da reunião. A questão, agora, é saber como se virar na hora H. E se surgir um imprevisto? E se ninguém se interessar pelo que você está falando? Para a psicopedagoga Isa Stoeber, uma das autoras do livro Reunião de Pais: Sofrimento ou Prazer?, o mediador deve ter flexibilidade e sensibilidade para mudar a dinâmica de acordo com as questões propostas pelos convidados. “Eles sempre trazem aspectos importantes e inesperados, e, por isso, é importante ouvi-los”, diz.

Isa também enfatiza a importância de incentivar a participação, criando um clima descontraído que encoraje e transmita segurança. Para isso, basta prestar atenção em alguns pequenos detalhes, como mostra a educadora potiguar Maria da Graça Pereira de Souza. Desde que assumiu a direção da Escola Estadual Dr. Antônio de Souza, em Parnamirim, Rio Grande do Norte, ela colocou como objetivo ampliar o envolvimento de pais, professores e funcionários nas questões internas do colégio. Para ganhar a simpatia deles, passou a oferecer chá e bolo nas reuniões. No Dia dos Pais e no Dia das Mães, preparou um grande café da manhã. “É importante tratá-los com carinho.”

Graça acredita que a transparência é outro ponto fundamental para conquistar a confiança da comunidade. Nos encontros — que planeja com, pelo menos, uma semana de antecedência —, ela usa gráficos para mostrar o rendimento escolar dos alunos e um datashow para apresentar as contas da escola. “Eles respeitam mais quando veem que o trabalho é sério”, afirma. Hoje, a diretora chega a reunir trezentas pessoas numa roda de discussão. “Todos estão cada vez mais interessados e viraram meus maiores parceiros.”

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Um roteiro para a troca de ideias

Antes

• Defina bem seus objetivos. Não coloque na pauta um número muito grande de assuntos. Só assim você vai facilitar a condução do encontro.

• Faça uma lista de participantes e convide-os com antecedência, informando local, pauta, data e horário.

• Escolha um espaço adequado. Procure uma sala bem ventilada, com boa acústica e cadeiras suficientes para o número de pessoas. Reserve alguns assentos perto da porta para os atrasados.

• Pesquise o assunto que vai ser discutido e pense na melhor forma de apresentá-lo. Se for utilizar aparelhos audiovisuais, verifique com antecedência se eles estão funcionando.

Durante

• Chegue ao local antes dos convidados para se certificar de que está tudo certo e reveja os pontos que serão discutidos.

• Comece no horário marcado. As pessoas podem ter outro compromisso em seguida.

• Aproveite os primeiros cinco minutos para esclarecer os objetivos, explicar como será organizada a reunião e estabelecer as regras (tempo de exposição, horário dos intervalos, se é permitido ou não fumar, etc.).

• Em seguida, procure formas de “quebrar o gelo” para que todos se sintam mais à vontade.

• Seja claro na exposição do conteúdo a ser discutido, reforçando-o com exemplos. Também é importante registrar no quadro-negro as ideias apresentadas.

• Incentive a participação do grupo, dando oportunidade e encorajando todos a falarem e darem sugestões.

• Mantenha o fio condutor, para que a conversa não saia do eixo principal. Procure olhar para todos os participantes e controlar as conversas paralelas.

• Nas reuniões de pais, evite comentar problemas individuais e citar nomes de alunos. É menos embaraçoso — e mais eficiente — chamá-los para uma conversa particular.

• O encontro deve durar apenas o tempo necessário para que o grupo não perca o interesse. Se for preciso, proponha uma pausa para que todos possam relaxar.

Depois

Faça um resumo do que foi decidido e envie-o para os participantes da reunião e para os que não puderam comparecer.

Se o seu objetivo é:

• Treinar.

• Informar.

• Resolver o problema.

• Tomar uma decisão.

• Integrar.

O grupo deve:

• Aprender novos comportamentos, novas habilidades ou obter novos conhecimentos.

• Adquirir mais clareza sobre determinado assunto.

• Identificar possíveis soluções.

• Traçar um plano de ação.

• Melhorar a coesão e a comunicação entre si.

Fonte: Revista Nova Escola. Ano XV. Nº 135. Ed. Abril. Setembro, 2000.

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