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Alegria no trabalho: transforme sua vida profissional com o foco, a organização e a harmonia da mágica da arrumação

Marie Kondo e Scott Sonenshein

Arrume tudo de uma só vez para nunca mais ter recaídas

“Já arrumei minha mesa um milhão de vezes, mas, quando me dou conta, está tudo uma bagunça de novo.” Essa é uma frase que já ouvi de muita gente.

Ter uma recaída é um dos problemas mais comuns citados por quem me consulta. Qualquer um que tenha feito uma arrumação provavelmente passou por isso pelo menos uma vez. Veja, por exemplo, minha colega de trabalho Jun. “Eu reorganizo minha mesa com frequência”, disse ela enquanto me mostrava seu espaço. “Pode não parecer, mas eu não me importo de arrumar.”

Quando vejo uma mesa que parece limpa e arrumada, dou aquela olhada rápida na superfície e depois verifico os lugares mais escondidos. Começo pelas gavetas. Ao abri-las, muitas vezes sou saudada por uma infinidade de canetas esquecidas, cartões de visita velhos, montes de clipes de papel e borrachas, hidratante labial vencido, embalagens de chiclete, suplementos vitamínicos, talheres descartáveis, guardanapos de papel e sachês de ketchup e de molho de soja que, provavelmente, vieram junto com a quentinha do almoço.

Em seguida, empurro a cadeira e me abaixo para olhar embaixo da mesa. Estendo a mão e puxo as caixas de papelão e sacolas enfiadas ali. Em geral, estão cheias de livros e documentos e, às vezes, até roupas, sapatos e lanches. Minha movimentação é acompanhada por olhares de surpresa. “Quer dizer que eu deveria arrumar embaixo da mesa também?”, perguntam as pessoas. Sim, não basta organizar apenas o que está em cima da mesa.

Se quiser fazer uma arrumação completa a ponto de nunca mais ter recaídas, mire num objetivo simples: saber onde fica cada objeto em seu espaço de trabalho. Que tipo de coisa você possui e em que quantidade? Onde você as guarda? Que tipo de item tende a acumular por conta da natureza do seu trabalho? E, quando isso acontece, onde você coloca esse material?

Que tipo de coisa você possui e em que quantidade? Onde você as guarda?
Que tipo de item tende a acumular por conta da natureza do seu trabalho? E, quando isso acontece, onde você coloca esse material?”

Somente quando tiver respostas para todas essas perguntas é que poderá dizer que arrumou tudo.

Como chegar a esse nível? Organizando todo o espaço de trabalho por categoria e de uma só vez. Se você arrumar a superfície da mesa hoje, a primeira gaveta amanhã e a outra no dia seguinte, descartando as coisas aos poucos, só quando der, nunca colocará o espaço em ordem. O primeiro passo é: reserve um tempo para fazer a arrumação. Depois, junte todos os itens por categoria e resolva qual deve manter e qual descartar. Assim que fizer isso, decida onde armazenar o que escolheu manter.

Tenha em mente o segredo para o sucesso: arrumar por categoria, rápido, tudo de uma vez só. Seja para a casa, seja para o espaço de trabalho, essa é a essência do Método KonMari.

Pode parecer difícil, mas não se preocupe: arrumar o espaço físico do trabalho é bem mais simples que arrumar uma casa. Isso porque os espaços de trabalho são menores e têm menos categorias, o que facilita a decisão de quais itens manter e onde armazená-los. Sem contar que toma bem menos tempo.

Arrumar uma casa usando o Método KonMari leva, no mínimo, três dias para uma pessoa que mora sozinha e não tem muita coisa e varia de uma semana a vários meses para uma família, dependendo da quantidade de coisas que possui. Arrumar uma mesa, por outro lado, leva em média cinco horas e, dependendo do tipo de trabalho, até menos de três horas. Mesmo para alguém com um espaço maior, como aqueles que têm o próprio cubículo ou uma sala, o processo geralmente dura, no máximo, 10 horas. Portanto, se você puder reservar dois dias, deve conseguir terminar a arrumação dos aspectos físicos de seu espaço de trabalho.

Se o grande desafio for arranjar tempo para fazer a arrumação — caso não consiga reservar cinco horas seguidas —, experimente dividir o processo em várias sessões. O padrão mais comum entre meus clientes é chegar ao escritório duas horas antes do início do expediente e concluir a arrumação em três sessões de duas horas cada. Uma coisa que notei é que aqueles que agendam as sessões de arrumação em sequência desenvolvem um ritmo que os ajuda a terminar mais rapidamente. Portanto, se você não tem muito tempo sobrando, recomendo marcar sessões seguidas para manter o pique. Alongar o processo a ponto de precisar recomeçar faz a pessoa perder tempo e é a abordagem de arrumação menos eficiente.

Quando falo em arrumar “de maneira rápida e completa, de uma vez só”, imagino um prazo de até um mês. Embora algumas pessoas se surpreendam por levar tanto tempo, um mês não é muito se comparado aos anos que a maioria levou para conseguir uma mesa tão bagunçada. Seria ótimo terminar tudo em um ou em dois dias, mas, se levar mais do que isso, não tem problema. O mais importante é dar a si mesmo um prazo.

Você pode decidir, por exemplo, que pretende terminar até o final do mês e, então, marcar períodos do dia para a arrumação. Se disser a si mesmo que vai arrumar quando tiver tempo, você nunca terminará a tarefa.

Arrume tudo adequadamente de uma só vez, depois defina um lugar para cada item. Quando você sabe onde tudo está guardado, consegue ter controle das coisas mesmo quando elas começam a se multiplicar. É isso que torna possível manter o espaço organizado. Ao aprender a maneira correta de arrumar, qualquer pessoa pode ter um local de trabalho cheio de alegria e nunca mais sofrer uma recaída.

Escolhendo o que manter

Isto me traz alegria?

Essa pergunta é a chave para o Método KonMari. Ela funciona como uma estratégia simples, porém eficaz, para organizar a casa — um espaço privado, pessoal. Seguramos cada item nas mãos e escolhemos apenas os que trazem alegria, descartando o restante.

E quanto ao local de trabalho? Alguns empregos exigem coisas como contratos, rascunhos de reuniões futuras e crachás, objetos que não exatamente trazem alegria, mas que não podem ser descartados; além de materiais utilitários, como fita adesiva, grampeadores e trituradores de papel, todos itens que você usa e não tem autorização para descartar se por acaso não gostar deles.

Quando você dá uma boa olhada em volta, é provável que ache sua mesa feia e a cadeira sem graça. Até mesmo a decoração da parede no espaço compartilhado do escritório é pouco inspiradora. Quanto mais você olha, mais óbvio fica que não pode escolher o que manter no trabalho com base apenas no fator alegria. Mas, antes que essa constatação jogue um balde de água fria em sua disposição para arrumar, vamos voltar ao que é fundamental.

Por que você quer arrumar seu espaço de trabalho?

Seja qual for a vida no trabalho que você idealizou para si mesmo, o objetivo final é sempre este: trabalhar com alegria.

Portanto, quando estiver organizando as coisas, o mais importante é escolher aquelas que contribuem para sua felicidade e valorizar o que decidir manter.

Existem três tipos de coisa que você deve manter. No primeiro tipo, estão os itens pessoais que lhe trazem alegria, como uma caneta favorita, um bloco de anotações com uma capa que você ama ou fotos de pessoas queridas. No segundo tipo, entram os que são funcionais e úteis para seu trabalho, itens usados com frequência, como grampeador ou fita adesiva. Nada disso lhe traz alegria, mas sem dúvida isso facilita seu serviço. Tê-los por perto permite que você relaxe e se concentre no trabalho. O terceiro tipo inclui itens que um dia lhe trarão alegria. Recibos, por exemplo, não inspiram muita emoção, mas têm o inegável mérito de permitir que você seja reembolsado quando os apresentar para comprovar despesas. Mesmo os papéis relacionados a um projeto sobre o qual você não se sente muito entusiasmado contarão pontos para a sua carreira se você concluir esse trabalho com competência. E, se ser visto e valorizado como uma pessoa confiável faz parte do sonho que você deseja realizar, isso também vai lhe trazer alegria no futuro.

Portanto, lembre-se destas três categorias: as coisas que trazem alegria por si sós, as que proporcionam alegria pela praticidade e as que prometem alegrias no futuro. Esses são os critérios para escolher o que manter em seu local de trabalho.

Se a frase “Isto me traz alegria?” parece não se encaixar no seu ambiente de trabalho, sinta-se à vontade para substituí-la por outra. Para dar apenas alguns exemplos, conheço um CEO que costumava questionar: “Isto vai ajudar minha empresa a prosperar?”; uma bancária que se perguntava: “Será que isto me faz vibrar de expectativa?”; e um gerente de departamento e fã de beisebol que questionava: “Isto pertence ao time principal, à divisão de base ou está fora do planejamento do clube?”.

O que importa é se o item que você segurou nas mãos terá um papel positivo em seu trabalho. Nunca esqueça a razão pela qual você está arrumando as coisas: não apenas para descartar objetos e organizar a mesa, mas para descobrir qual é a sua vida ideal no trabalho, aquela que lhe traz alegria.

Escolher o que descartar é muito diferente de escolher o que traz alegria

Se você está achando que escolher o que lhe traz alegria é o mesmo que escolher o que jogar fora, está enganado. Apesar de parecerem funcionar como dois lados da mesma moeda, da perspectiva da psicologia eles são mundos à parte. Escolher o que nos traz alegria é focar nos aspectos positivos das coisas que possuímos, ao passo que escolher o que descartar é focar no lado negativo.

Pesquisas mostram que as emoções negativas têm um impacto mais forte sobre nossos pensamentos do que as emoções positivas. Um estudo analisando 558 palavras para denotar emoções diferentes, em inglês, concluiu que 62% delas eram negativas, comparadas com apenas 38% positivas. Em outro estudo, participantes de sete países (Bélgica, Canadá, França, Holanda, Inglaterra, Itália e Suíça) fizeram uma lista com o máximo de emoções em que conseguiram pensar durante cinco minutos. Pessoas dos sete países se lembraram de mais palavras negativas do que positivas. Além disso, entre as palavras mais usadas, apenas quatro foram compartilhadas por todos os países, e, destas, três foram negativas: tristeza, raiva e medo. A única palavra que expressa uma emoção positiva usada por todos foi alegria.

Como esse exemplo deixa claro, o cérebro humano dá maior peso às experiências negativas do que às positivas. Se nos concentrarmos no lado negativo na hora de decidir o que vai ser descartado, o melhor que pode acontecer é eliminarmos aquilo de que não gostamos. Não estar doente não é a mesma coisa que estar saudável, da mesma forma que não ser pobre não é o mesmo que ser rico e que não estar triste não é o mesmo que estar contente. Logo, descartar coisas de que não gostamos não é o mesmo que manter coisas que nos trazem alegria.

Portanto, durante a arrumação, concentre-se no lado positivo, nas coisas que você ama. Se fizer isso, é provável que chegue à conclusão de que, na verdade, você até gosta de organizar as coisas.

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KONDO, Marie; SONENSHEIN, Scott. Alegria no trabalho: transforme sua vida profissional com o foco, a organização e a harmonia da mágica da arrumação. Rio de Janeiro: Sextante, 2022.